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Curso MS Outlook 2003(I): Estructura y gestión de correo

1     Estructura Outlook 

1.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características de Microsoft Outlook. 

1.2     Estructura

 

 Tenemos 4 áreas:

1) Área de menús y accesos directos

2) Área de gestión del correo y organización de carpetas

3) Área de accesos directos a: Correo, Calendario, Contactos, Tareas, …

4) Área de gestión de visualización de la información 

2     Gestión del correo 

2.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del correo. 

2.2     Área de gestión del correo

 

En esta área podemos identificar:

1)     Carpetas favoritas: son todas aquellas carpetas de correo que hemos decidido colocar en favoritas.

2)     Carpetas personales: son todas aquellas carpetas de correo como:

  1. Bandeja de entrada: contiene el correo recibido
  2. Bandeja de salida: contiene el correo para enviar
  3. Borrador: contiene el correo pendiente de realizar
  4. Elementos Eliminados: contiene el correo eliminado
  5. Elementos enviados: contiene el correo enviado

2.2.1       Carpetas personales

Si clicamos con el botón izquierdo en “Carpetas personales” veremos la siguiente ventana:

 

Nos muestra “Outlook para hoy” que es un resumen muy visual de todas las citas y tareas asignadas para el día de hoy. Así tenemos una visión global de las cosas que tenemos que hacer. 

2.2.2       Bandeja de entrada

Si clicamos con el botón izquierdo en “Bandeja de entrada” veremos la siguiente ventana:

 

La ventana principal se nos divide en 2 partes:

1)     Bandeja de entrada: donde se muestran todos los e-mails recibidos

2)     Panel de lectura: al clicar en un e-mail nos muestra su contenido 

Podemos modificar cómo se visualiza el área de gestión de visualización del correo clicando en la opción del menú de arriba (Ver > Panel de Lectura):

 

 Tenemos 3 opciones de visualización:

-         Derecha: el panel de lectura se sitúa a la derecha (como la imagen de arriba)

-         Inferior: el panel de lectura se sitúa en la parte inferior

-         Desactivado: el panel de lectura no aparece (se tiene que hacer doble-clic en un mensaje para que se visualice) 

2.2.3       Creación de correos electrónicos

Existen tres maneras de crear correos electrónicos. A continuación vamos a detallarlas:

1)     En el menú de arriba seleccionamos: Archivo > Nuevo > Mensaje 

2)     Mediante el acceso directo de “Nuevo” que está ubicado arriba a la izquierda con un icono que es un sobre. 

3)     Mediante los botones: “Responder”, “Responder a todos” o “Reenviar” cuando abrimos un correo electrónico.

Todas estas 3 opciones nos permiten crear un nuevo correo electrónico (la opción 3 permite responder un correo ya recibido). Cuando creamos un correo electrónico se nos abre la siguiente ventana:

 

Vamos a explicar los siguientes conceptos importantes:

1)     Campo “Para”: nos sirve para introducir el correo electrónico del destinatario

2)     Campo “Asunto”: nos sirve para introducir la cabecera del correo

3)     Cuerpo del mensaje: para escribir el mensaje electrónico (en la imagen anterior tenemos una firma automática)

4)     Adjuntar archivos: mediante el acceso directo que tiene dibujado un clip, podemos adjuntar cualquier documento o archivo al correo

5)     Botón Enviar: sirve para poder enviar el correo al destinatario (nos cerrará la ventana automáticamente) 

2.2.4       Organización de correos electrónicos

Outlook tiene por defecto una organización de los correos electrónicos. Todos los correos recibidos se guardan de forma automática en la carpeta “Bandeja de entrada”. Los usuarios pueden crear su propia jerarquía de carpetas. 

Para poder crear las carpetas se tiene que hacer igual que en Windows, clicando con el botón derecho sobre el nivel superior de la jerarquía y clicar a “Nueva carpeta”. 

A partir de tener la jerarquía de carpetas creada podemos mover de forma manual o automática los correos electrónicos de la bandeja de entrada hacia estas carpetas, manteniendo seleccionado el correo y moviéndolo hacia la carpeta de la derecha.

2.2.5       Reglas sobre el correo electrónico

Outlook nos proporciona una herramienta muy potente para poder realizar acciones automáticas con el correo, se le llama REGLAS Y ALERTAS.

Se accede mediante menú Herramientas > Reglas y Alertas. 

Al clicar sobre Reglas y Alertas se nos abre la siguiente ventana:

 

 Vamos a explicar a continuación 2 ejemplos de creación de alertas. Vamos a crear una regla que nos haga lo siguiente: para cada correo que recibamos de un contacto concreto (maria@tuquiosco.es)  se nos mueva de forma automática a la carpeta llamada Maria que hemos creado previamente en nuestra jerarquía de carpetas. Y lo vamos a hacer de 2 formas distintas.

1)     Creación de alertas predefinidas: son aquellas alertas que ya vienen definidas por MS Outlook 2003.

  1. Clicamos en botón Nueva regla y vemos lo siguiente:

  

  1. Seleccionamos Iniciar la creación de una regla desde una plantilla y seleccionamos del Paso 1 la primera opción como en la imagen anterior.
  2. En el paso 2 tenemos que clicar en los enlaces “azules” y escoger las descripciones de la regla. En este caso si clicamos en el enlace azul que pone “personas o lista de desitribución”, se nos abrirá nuestra agenda de contactos para seleccionar aquellos que queremos aplicarles la regla. Si clicamos en el segundo enlace azul que pone “especificación”, se nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar aquella carpeta que queremos que vaya el correo.
  3. Ejecutamos regla dándole a Siguiente.

2)     Creación de alertas definidas por los usuarios

  1. Clicamos en botón Nueva regla

  

  1. Seleccionamos Iniciar desde una regla en blanco y seleccionamos del Paso 1 la la opción que queremos hacer.
  2. Clicamos a Siguiente.
  3. Se nos abren una serie de ventanas para definir todos los parámetros de la regla.

2.3     EJERCICIOS

1)     Vamos a crear la siguiente jerarquía de carpetas. Objetivo: practicar jerarquías de carpetas creadas por el usuario

Carpetas Personales

         Tuquiosco

                   Maria

 2)     Vamos a mover un e-mail cualquiera hacia la carpeta correspondiente “Maria” (supongamos que María nos ha enviado un e-mail previamente. Objetivo: mover e-mails a carpetas de la jerarquía

3)     Vamos a enviar un e-mail con el contenido que se quiera a info@tuquiosco.es adjuntando un archivo Word creado previamente en el escritorio. Objetivo: enviar un e-mail adjuntando un fichero 

4)     Vamos a crear 2 reglas.

  1. Regla predefinida por Outlook siguiente: Mover a una carpeta (Maria, creada anteriormente) los mensajes de una persona ( info@tuquiosco.es). Para comprobar que funciona deberá de recibir alguna respuesta al e-mail que ha enviado y después eliminar regla. Para proseguir con el ejercicio 4.2.
  2. Regla nueva:  vamos a crear la misma regla que la anterior pero de forma manual, sin usar las reglas predefinidas. Comprobar que funciona enviando un e-mail a info@tuquiosco.es y esperando recibir respuesta.

Para saber que el ejercicio 4.1 y 4.2 funciona deberá de recibir un e-mail de info@tuquiosco.es y que éste se mueva de forma automática a la carpeta creada como Maria.

Cualquier duda escriban escriban en este blog y se les responderá gustosamente.

ene
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Cuentas de correo electrónico: configuración en Outlook

En este artículo vamos a explicar cómo configurar Microsoft Outlook (en este caso MS Outlook 2003) para el correcto funcionamiento con diferentes proveedores de correo: uno de pago y varios gratuitos (gmail y hotmail).

Paso 1: Pasos previos

Como comentamos en otro artículo anterior MS Outlook es un gestor de cuentas de correo, es decir, desde MS Outlook NO podemos crear cuentas de correo, sólo podemos gestionar cuentas previamente creadas con un proveedor de cuentas de correo.

Con lo cual, accedemos a algún proveedor de cuentas de correo y creamos una cuenta de correo, por ejemplo, si entramos en www.hotmail.com podemos crear una cuenta de correo de forma sencilla en pocos minutos  introduciendo una serie de información (por ejemplo: maria@hotmail.com). Si queremos tener una cuenta de correo de pago con un formato elegante (por ejemplo: maria@tuquiosco.es) debemos acceder a un proveedor de cuentas de correo como por ejemplo Strato. Las ofertas normalmente son de comprar un dominio y te dan cuentas de correo. Compramos por ejemplo el dominio tuquiosco.es (sale por unos 7,80€/año, si no estoy equivocado). Una vez comprado este dominio ya podemos configurar desde el panel de gestión de Strato las cuentas de correo que queremos. Creamos por ejemplo la cuenta maria@tuquiosco.es.

Paso 2: Abrimos MS Outlook 2003

MS Outlook 2003 es una herramienta que viene con el paquete MS Office 2003, con lo cual, si no tenemos instalado previamente el paquete Office no dispondremos de Outlook. Aunque esto no es del todo cierto, ya que por defecto, dentro del sistema operativo Windows incorpora un gestor de correo: MS Outlook Express. En este artículo nos centraremos sólo en la herramienta MS Outlook 2003, por ser una herramienta más desarrollada y con muchas más funcionalidades (en próximos capítulos colgaremos un Curso de MS Outlook 2003).

Clicamos en Inicio > Programas > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2003

Se nos abre MS Outlook 2003, con unas tonalidades blancas y azules.

 Paso 3A: Configuración de una cuenta de GMAIL

Para configurar una cuenta de correo de GMAIL tenemos que clicar en la barra de menú de arriba en: Herramientas > Cuentas de correo electrónico. Se nos abre la siguiente ventana:  

Seleccionamos la opción “Agregar una nueva cuenta de correo electrónico” y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre entonces la siguiente ventana: 

En esta ventana tenemos las siguientes opciones:

-          Servidor de MS Exchange: esta opción sirve para configurar cuentas de correo gestionadas por la herramienta MS Exchange, más información ver aquí.

-          POP3: si seleccionamos esta opción, configuraremos una cuenta de correo donde los mensajes se guardaran de forma local en el ordenador, con los consecuentes problemas si cambiamos de ordenador, se estropea, o queremos gestionar el correo desde ordenadores diferentes.

-          IMAP: si seleccionamos esta opción, configuraremos una cuenta de correo donde los mensajes se guardan en el servidor de correo y no de forma local. Al conectarse se sincronizan los datos, pudiendo consultar la información desde diferentes ordenadores.

-          HTTP: si seleccionamos esta opción, podremos configurar cuenta de correo electrónico que usan http, como por ejemplo hotmail.

-          Tipo de servidor adicional: para seleccionar servidores de otros fabricantes u otras configuraciones

 En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción POP3. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre la siguiente ventana: 

En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de GMAIL. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@gmail.com)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Gmail

-          Servidor de correo entrante (POP3): aquí tenemos que poner la configuración de gmail –> pop.gmail.com

-          Servidor de correo saliente (SMTP): aquí tenemos que poner la configuración de gmail –> smtp.gmail.com

 Una vez introducido esta información, para acabar, debemos clicar en el botón “Más configuraciones” y se nos abre la ventana siguiente: 

En la pestaña “Servidor de salida” debemos marcar la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación”.

En la pestaña “Avanzadas” debemos de poner lo que muestra la imagen: 

Esta es una configuración específica de GMAIL. Debemos poner en “Servidor de entrada (POP3) = 995” y en “Servidor de salida(SMTP) = 465”. En la imagen veis como he marcado las casillas: “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” y “Quitar del servidor al eliminar de Elementos Eliminados”, esto lo he hecho para mantener copia de los mensajes en el servidor, por si algún día tuviera problemas con el ordenador, garantizaríamos que todo los e-mails, contactos, tareas,… quedarían salvaguardados en el servidor.

Al acabar clicamos en el botón “Aceptar”.

Para validar que la cuenta de correo está configurada de forma correcta debemos de clicar en el botón “Probar configuración de la cuenta”. Deberíamos obtener la siguiente ventana, una vez acabo el test de validación: 

 Paso 3B: Configuración de una cuenta de HOTMAIL

Para configurar una cuenta de correo de HOTMAIL tenemos que seguir los mismos pasos que la anterior opción hasta llegar a la siguiente ventana: 

En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción HTTP. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”.

 En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de HOTMAIL. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@hotmail.com)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Hotmail

 Una vez introducido esta información, clicamos en el botón “Siguiente” y nos configura la cuenta de correo con Hotmail.

 Paso 3C: Configuración de una cuenta de pago (Strato por ejemplo)

Para configurar una cuenta de correo de pago con Strato tenemos que seguir los mismos pasos que la anterior opción hasta llegar a la siguiente ventana:

 

En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción POP3. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre la siguiente ventana:

 

En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de Strato. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@tuquiosco.es)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Strato

-          Servidor de correo entrante (POP3): aquí tenemos que poner la configuración de Strato à pop3.strato.com

-          Servidor de correo saliente (SMTP): aquí tenemos que poner la configuración de Strato à smtp. strato.com

 Una vez introducido esta información, para acabar, debemos clicar en el botón “Más configuraciones” y se nos abre la ventana siguiente:

 

En la pestaña “Servidor de salida” debemos marcar la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación”.

En la pestaña “Avanzadas” debemos de poner lo que muestra la imagen:

 

Esta es una configuración específica de Strato. Debemos poner en “Servidor de entrada (POP3) = 110” y en “Servidor de salida(SMTP) = 25”. En la imagen veis como he marcado las casillas: “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” y “Quitar del servidor al eliminar de Elementos Eliminados”, esto lo he hecho para mantener copia de los mensajes en el servidor, por si algún día tuviera problemas con el ordenador, garantizaríamos que todo los e-mails, contactos, tareas,… quedarían salvaguardados en el servidor.

Al acabar clicamos en el botón “Aceptar”.

Para validar que la cuenta de correo está configurada de forma correcta debemos de clicar en el botón “Probar configuración de la cuenta”. Deberíamos obtener la siguiente ventana, una vez acabo el test de validación:

 

En el próximo artículo vamos a colgar un Curso completo de MS Outlook 2003, para dominar la herramientas y sus funcionalides. Este curso es ideal para un comercial.

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