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Curso de MS Outlook (IV): Gestión Tareas

5.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de tareas. 

5.2     Acceso

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

  

5.3     Estructura

Esta ventana tiene las siguientes 3 áreas importantes:

1)     Botón “Nuevo” para crear tareas

2)     Botón de selección de tipo vista de calendario

3)     Vista de tareas 

5.4     Crear una tarea

Mediante el botón “Nuevo” podemos crear tareas. La ventana que se nos abre es la siguiente:

 

Podemos rellenar los campos elementales:

-         Asunto

-         Fecha vencimiento

-         Estado

-         Inicio

-         Aviso: si queremos que nos avise en algún momento

-         Texto libre

-         Contactos

-         Categorías 

Clicamos en el botón “Guardar y cerrar” para crear la tarea. 

5.4.1       Asignación de tareas

Microsoft Outlook nos permite la creación y asignación de tareas.

Este concepto es muy útil para que varias personas gestionen tareas y las controlen.

Creamos una tarea normal y antes de clicar en “Guardar y cerrar” clicamos en el botón “Asignar tarea”:

  

Se nos abre la siguiente ventana:

Introducimos el correo electrónico (escribiendo el correo o bien buscándolo en la agenda de contactos, botón “Para”) de la persona que recibirá la asignación de la tarea y clicamos en el botón “Enviar”.

La persona destinataria de la asignación recibirá un correo electrónico donde deberá aceptar o cancelar la asignación de tarea para compartir información. 

5.5     Ejercicios

1)     Vamos a crear una tarea profesional. Objetivo: creación de tareas y estudio ficha Actividades en Contactos

  1. Asunto: Llamar a Bar Pepito
  2. Vencimiento: antes del 31/12/2009
  3. Inicio: Hoy
  4. Prioridad: Alta
  5. Rellenar contenido descripción con lo que se desea
  6. Contactos: Bar Pepito
  7. Categorías: Cliente Potencial
  8. Analizamos con detalle la tarea creada
  9. Analizamos en la ficha del cliente “Bar Pepito” la pestaña “Actividades” 

2)     Vamos a crear una tarea profesional y asignarla a un compañero. Objetivo: creación de tareas, asignación de tarea y estudio ficha Actividades en Contactos

  1. Asunto: Llamar a Restaurante Tito, posible nuevo cliente
  2. Vencimiento: antes del 21/12/2009
  3. Inicio: Hoy
  4. Prioridad: Alta
  5. Rellenar contenido descripción con lo que se desea
  6. Asignar Tarea a: Maria
  7. Analizamos con detalle la tarea creada
  8. Analizamos con detalle la evolución de la tarea actualizada por Maria

Nota: para poder fer el flujo de información cuando se asigna una tarea a un contacto, el contacto tiene que existir.

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