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Curso MS Outlook 2003(I): Estructura y gestión de correo

1     Estructura Outlook 

1.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características de Microsoft Outlook. 

1.2     Estructura

 

 Tenemos 4 áreas:

1) Área de menús y accesos directos

2) Área de gestión del correo y organización de carpetas

3) Área de accesos directos a: Correo, Calendario, Contactos, Tareas, …

4) Área de gestión de visualización de la información 

2     Gestión del correo 

2.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del correo. 

2.2     Área de gestión del correo

 

En esta área podemos identificar:

1)     Carpetas favoritas: son todas aquellas carpetas de correo que hemos decidido colocar en favoritas.

2)     Carpetas personales: son todas aquellas carpetas de correo como:

  1. Bandeja de entrada: contiene el correo recibido
  2. Bandeja de salida: contiene el correo para enviar
  3. Borrador: contiene el correo pendiente de realizar
  4. Elementos Eliminados: contiene el correo eliminado
  5. Elementos enviados: contiene el correo enviado

2.2.1       Carpetas personales

Si clicamos con el botón izquierdo en “Carpetas personales” veremos la siguiente ventana:

 

Nos muestra “Outlook para hoy” que es un resumen muy visual de todas las citas y tareas asignadas para el día de hoy. Así tenemos una visión global de las cosas que tenemos que hacer. 

2.2.2       Bandeja de entrada

Si clicamos con el botón izquierdo en “Bandeja de entrada” veremos la siguiente ventana:

 

La ventana principal se nos divide en 2 partes:

1)     Bandeja de entrada: donde se muestran todos los e-mails recibidos

2)     Panel de lectura: al clicar en un e-mail nos muestra su contenido 

Podemos modificar cómo se visualiza el área de gestión de visualización del correo clicando en la opción del menú de arriba (Ver > Panel de Lectura):

 

 Tenemos 3 opciones de visualización:

-         Derecha: el panel de lectura se sitúa a la derecha (como la imagen de arriba)

-         Inferior: el panel de lectura se sitúa en la parte inferior

-         Desactivado: el panel de lectura no aparece (se tiene que hacer doble-clic en un mensaje para que se visualice) 

2.2.3       Creación de correos electrónicos

Existen tres maneras de crear correos electrónicos. A continuación vamos a detallarlas:

1)     En el menú de arriba seleccionamos: Archivo > Nuevo > Mensaje 

2)     Mediante el acceso directo de “Nuevo” que está ubicado arriba a la izquierda con un icono que es un sobre. 

3)     Mediante los botones: “Responder”, “Responder a todos” o “Reenviar” cuando abrimos un correo electrónico.

Todas estas 3 opciones nos permiten crear un nuevo correo electrónico (la opción 3 permite responder un correo ya recibido). Cuando creamos un correo electrónico se nos abre la siguiente ventana:

 

Vamos a explicar los siguientes conceptos importantes:

1)     Campo “Para”: nos sirve para introducir el correo electrónico del destinatario

2)     Campo “Asunto”: nos sirve para introducir la cabecera del correo

3)     Cuerpo del mensaje: para escribir el mensaje electrónico (en la imagen anterior tenemos una firma automática)

4)     Adjuntar archivos: mediante el acceso directo que tiene dibujado un clip, podemos adjuntar cualquier documento o archivo al correo

5)     Botón Enviar: sirve para poder enviar el correo al destinatario (nos cerrará la ventana automáticamente) 

2.2.4       Organización de correos electrónicos

Outlook tiene por defecto una organización de los correos electrónicos. Todos los correos recibidos se guardan de forma automática en la carpeta “Bandeja de entrada”. Los usuarios pueden crear su propia jerarquía de carpetas. 

Para poder crear las carpetas se tiene que hacer igual que en Windows, clicando con el botón derecho sobre el nivel superior de la jerarquía y clicar a “Nueva carpeta”. 

A partir de tener la jerarquía de carpetas creada podemos mover de forma manual o automática los correos electrónicos de la bandeja de entrada hacia estas carpetas, manteniendo seleccionado el correo y moviéndolo hacia la carpeta de la derecha.

2.2.5       Reglas sobre el correo electrónico

Outlook nos proporciona una herramienta muy potente para poder realizar acciones automáticas con el correo, se le llama REGLAS Y ALERTAS.

Se accede mediante menú Herramientas > Reglas y Alertas. 

Al clicar sobre Reglas y Alertas se nos abre la siguiente ventana:

 

 Vamos a explicar a continuación 2 ejemplos de creación de alertas. Vamos a crear una regla que nos haga lo siguiente: para cada correo que recibamos de un contacto concreto (maria@tuquiosco.es)  se nos mueva de forma automática a la carpeta llamada Maria que hemos creado previamente en nuestra jerarquía de carpetas. Y lo vamos a hacer de 2 formas distintas.

1)     Creación de alertas predefinidas: son aquellas alertas que ya vienen definidas por MS Outlook 2003.

  1. Clicamos en botón Nueva regla y vemos lo siguiente:

  

  1. Seleccionamos Iniciar la creación de una regla desde una plantilla y seleccionamos del Paso 1 la primera opción como en la imagen anterior.
  2. En el paso 2 tenemos que clicar en los enlaces “azules” y escoger las descripciones de la regla. En este caso si clicamos en el enlace azul que pone “personas o lista de desitribución”, se nos abrirá nuestra agenda de contactos para seleccionar aquellos que queremos aplicarles la regla. Si clicamos en el segundo enlace azul que pone “especificación”, se nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar aquella carpeta que queremos que vaya el correo.
  3. Ejecutamos regla dándole a Siguiente.

2)     Creación de alertas definidas por los usuarios

  1. Clicamos en botón Nueva regla

  

  1. Seleccionamos Iniciar desde una regla en blanco y seleccionamos del Paso 1 la la opción que queremos hacer.
  2. Clicamos a Siguiente.
  3. Se nos abren una serie de ventanas para definir todos los parámetros de la regla.

2.3     EJERCICIOS

1)     Vamos a crear la siguiente jerarquía de carpetas. Objetivo: practicar jerarquías de carpetas creadas por el usuario

Carpetas Personales

         Tuquiosco

                   Maria

 2)     Vamos a mover un e-mail cualquiera hacia la carpeta correspondiente “Maria” (supongamos que María nos ha enviado un e-mail previamente. Objetivo: mover e-mails a carpetas de la jerarquía

3)     Vamos a enviar un e-mail con el contenido que se quiera a info@tuquiosco.es adjuntando un archivo Word creado previamente en el escritorio. Objetivo: enviar un e-mail adjuntando un fichero 

4)     Vamos a crear 2 reglas.

  1. Regla predefinida por Outlook siguiente: Mover a una carpeta (Maria, creada anteriormente) los mensajes de una persona ( info@tuquiosco.es). Para comprobar que funciona deberá de recibir alguna respuesta al e-mail que ha enviado y después eliminar regla. Para proseguir con el ejercicio 4.2.
  2. Regla nueva:  vamos a crear la misma regla que la anterior pero de forma manual, sin usar las reglas predefinidas. Comprobar que funciona enviando un e-mail a info@tuquiosco.es y esperando recibir respuesta.

Para saber que el ejercicio 4.1 y 4.2 funciona deberá de recibir un e-mail de info@tuquiosco.es y que éste se mueva de forma automática a la carpeta creada como Maria.

Cualquier duda escriban escriban en este blog y se les responderá gustosamente.

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