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Creación y gestión de cuentas de correo genéricas en Exchange 2007

En este artículo se pretende explicar cómo crear y gestionar cuentas de correo electrónico genéricas empresariales, con Microsoft Exchange 2007.

Conceptos previos

Para entender mejor el artículo vamos a definir qué es una cuenta genérica de correo. Las cuentas genéricas de correo son aquellas cuentas dentro de una organización que no corresponden a ningún usuario. Por ejemplo las típicas cuentas genéricas son: administracion@xxx.com, info@xxx.com, incidencias@xxx.com, etc..

Creación de cuentas de correo genéricas con Exchange 2007

Vamos a explicar a continuación como crear una cuenta de correo genérica en Exchange 2007.

Lo primero que tenemos que hacer es entrar en la Consola de Administración de Exchange. Dentro de la consola de administración clicamos en “Configuración de destinatarios”, y aquí dentro clicamos con el botón derecho sobre “Buzón” y le damos a “Buzón nuevo”.

 Consola administración Exchange

Nos sale una ventana donde nos pide que escojamos el tipo de buzón a crear, seleccionamos “Buzón de usuario” y le damos a siguiente.

Nos sale una ventana donde nos pide que seleccionemos si crear el tipo de buzón usuario sobre un usuario nuevo o sobre uno existente en nuestro directorio activo, escojemos “Nuevo usuario” y le damos a siguiente.

Nos sale una ventana donde nos pide que introduzcamos los datos del nuevo buzón que vamos a crear. Por ejemplo vamos a crear el buzón informacion@xxx.com. Le damos a siguiente.

 crear un nuevo buzón Exchange

Nos sale una ventana que nos pide seleccionar de qué bases de datos de buzones vamos a escoger para crear el buzón, clicamos en el botón “Examinar” y seleccionamos la base de datos, aceptar y siguiente.

Nos sale una ventana donde nos informa de todo lo que vamos a hacer, le damos al botón “Nuevo” para que ejecute la creación del nuevo buzón y cerramos asistente. Ya tenemos el buzón genérico información creado.

Configuración buzón genérico en Exchange 2007

Ahora debemos configurar varias cosas para permitir que varios usuarios pueden acceder al buzón genérico para gestionarlo. Por ejemplo vamos a permitir que el usuario “pepito.palote” pueda acceder al buzón genérico información desde su cliente Outlook, permitiéndole recibir y enviar correo.

En la ventana de Consola Administración de Exchange, si clicamos en “Configuración de destinatarios”, y aquí dentro clicamos sobre “Buzón”, nos sale a la derecha un listado con todos los buzones creados. Buscamos el buzón genérico “informacion”. Hacemos un clic con el botón derecho sobre el buzón y tenemos que realizar las dos acciones siguientes:

1)      Clicar en administrar el permiso de enviar como

2)      Clicar en administrar el permiso acceso completo

En ambos casos debemos de añadir el usuario que queremos darle permisos sobre el buzón genérico.

 Añadir permisos buzón Exchange

En ambos casos nos sale la misma ventana, cambiando el título. Clicamos en “Agregar” y buscamos el usuario “pepito.palote”, le damos al botón “Administrar” y finalizamos el asistente. Ya hemos permitido que usuario “pepito.palote” pueda enviar y tenga acceso completo al buzón genérico “informacion” de la empresa.

Configuración cliente Outlook para añadir buzones genéricos

Ahora sólo nos queda configurar el cliente Outlook del usuario “pepito.palote” para que pueda acceder al buzón genérico “informacion” de la empresa.

Abrimos el cliente Outlook 2003 o 2007.

Si estamos en la pestaña “Correo”, veremos a la izquierda una jerarquía de carpetas. Seguramente el usuario tendrá su buzón configurado y pondrá “Buzón: Pepito Palote”.

Clicamos con el botón derecho sobre “Buzón: Pepito Palote” y le damos a “Propiedades de “Buzón: Pepito Palote”. Se nos abre la siguiente ventana:

 Outlook añadir buzón configuraciones avanzadas

Abajo a la derecha tenemos el botón “Avanzadas”, clicamos y se nos abre la siguiente ventana:

 Outlook añadir buzón

Clicamos en la pestaña “Avanzadas”, le damos al botón de la derecha que pone “Agregar” y añadimos el nombre “informacion”. Aceptamos las ventanas y automáticamente nos creará el “Buzón: Informacion” en el cliente Outlook del usuario Pepito Palote.

Con estos sencillos pasos pretendemos explicar cómo crear y gestionar buzones de corre genéricos con Exchange en una organización.

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