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ene
26
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Curso de MS Outlook (III): Gestión Calendario

4     Gestión del calendario 

4.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del calendario y la gestión de citas. 

4.2     Acceso

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda: 

 

4.3     Estructura

 

La ventana tiene 4 áreas a destacar:

1)     Botón “nuevo” para crear citas

2)     Botón de selección de tipo vista de calendario (diario, semanal, quincenal, mensual)

3)     Visualización de calendario resumido clásico

4)     Vista del calendario

Podemos visualizar también la barra de tareas en esta misma ventana del calendario, así nos simplifica la información en un única ventana. 

Para mostrar la barra de tarea en la ventana de Calendario, tenemos que clicar en el menú “Ver > Cuadro de tareas” y seleccionarlo.

Automáticamente se nos abre en la parte de la derecha del calendario la barra de tareas, con todas las tareas que tenemos creadas.

4.4     Crear una cita

Mediante el botón “Nuevo” podemos crear una nueva cita. Se abre la siguiente ventana:

 

Una cita se puede asignar a un CONTACTO y a una CATEGORIA, esto nos sirve para poder tener un seguimiento de las citas hechas a contactos (dentro de la ficha del contacto en la pestaña Actividades)

4.4.1       Creación de citas particulares

Podemos crear una cita con la ventana anterior rellenando los siguientes campos elementales:

-         Asunto

-         Comienzo y Finalización

-         Campo de texto libre 

Clicando sobre el botón “Guardar y cerrar” aceptamos la creación de la cita y se guarda automáticamente en la vista del calendario. 

4.4.2       Creación de citas compartidas

Una vez visto como se crea una cita particular, podemos crear citas compartidas con otras personas. Esta es una herramienta muy útil para planificar reuniones o visitas a personas y que éstas reciban una comunicación via e-mail formal. 

Se crea la cita como en la opción anterior y antes de clicar en el botón “Guardar y cerrar” debemos clicar en el botón “Invitar a los asistentes”:

 

Una vez clicado se nos abre la siguiente ventana para poder añadir los correos electrónicos de las personas que serán invitadas a la cita:

 

Agregamos los correos electrónicos (introduciéndoles o bien buscándolos clicando el botón “Para”) y finalizamos el proceso clicando en el botón “Enviar” de arriba a la izquierda.

Al enviar la cita a las demás personas, éstas recibirán un correo electrónico donde les pedirán que acepten o no la cita, si la aceptan automáticamente se guardará esta cita en su correspondiente calendario (ver imagen siguiente).

4.4.3       Creación de citas periódicas

Una vez visto como se crea una cita particular y compartida, podemos definir que estas citas sean de forma periódica (repeticiones en el tiempo).

Para hacer que una cita sea periódica se tiene que clicar en el botón “Periodicidad” del menú de iconos de arriba de la siguiente ventana:

  

Al clicar en este botón se abre una ventana para definir la periodicidad de la cita:

4.5     Ejercicios

1)     Vamos a crear una cita con un cliente potencial con los siguientes datos. Objetivo: crear una cita

  1. Asunto: 1era reunión con Bar Pepito
  2. Ubicación: Bar Pepito, Calle Sin Nombre, 101
  3. Comienzo: 09:00 h 12/12/2009
  4. Finalización: 10:00h 12/12/2009
  5. Contacto: Bar Pepito
  6. Categoría: Cliente Potencial
  7. Analizamos con detalle la cita creada en el calendario
  8. Analizamos en la ficha del cliente “Bar Pepito” la pestaña “Actividades”

 2)     Vamos a crear una cita periódica con un cliente. Objetivo: crear una cida periódica

  1. Crear un contacto: Bar Albert
  2. Crear una categoría: Clientes Bou
  3. Crear una cita
  4. Asunto: Visita semanal estado cliente
  5. Ubicación: Bar Albert, Calle Albert, 10
  6. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 10h
  7. Contacto: Bar Albert
  8. Categoría: Clientes Bou
  9.  Analizamos con detalle la cita creada en el calendario
  10. Analizamos en la ficha del cliente “Bar Pepito” la pestaña “Actividades”

 3)     Vamos a crear una reunión compartida periódica. Objetivo: crear una cita periódica y compartida

  1. Asunto: Reunión comerciales
  2. Ubicación: Sala Auditorio – Cafés Bou
  3. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 11h
  4. Invitar a asistentes: Maria
  5. Analizamos con detalle el proceso de envío y recepción de correos
  6. Analizamos con detalle la cita periódica creada en el calendario

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