Browsing all articles tagged with CRM Archives – Tu quiosco
nov
24
Compártelo en Facebook
Tweet esto!
votar
”Menéame”


Herramientas de movilidad en las empresas

En este artículo vamos a explicar el concepto de herramientas de movilidad como soporte imprescindible en una empresa.

 Herramientas de movilidad en el trabajo

En la última década la eclosión del mundo de las telecomunicaciones con la eclosión de los sistemas de información ha provocado que actualmente sea imprescindible, para cualquier empresa sea grande o pequeña, el uso de sistemas de información como herramientas de gestión y de dispositivos móviles como soporte de esa gestión de datos. Según datos del último estudio desarrollado por AETIC (Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de España), durante el 2009 el 64% de las empresas españolas disponía de teléfonos móviles básicos para uso general (con tecnología GSM), el 42% dispone de teléfonos móviles con tecnología 3G y el 17% dispone de teléfonos inteligentes conocidos como smartphones o pda. Podéis leer el estudio completo que ha desarrollado el AETIC en el siguiente enlace: http://www.aetic.es/CLI_AETIC/ftpportalweb/documentos/Las%20Tecnolog%C3%ADas%20de%20la%20Informaci%C3%B3n%20y%20las%20Comunicaciones%20en%20la%20empresa%20espa%C3%B1ola%202009.pdf

Estos datos son del año 2009, se prevee un aumento muy elevado en los porcentages de uso de dispositivos inteligentes (Iphones, Blackberry, HTC,…).

Por estos motivos, durante esta última década, paralelamente a estas exclosiones, se ha creado un nuevo mercado en los sistemas de información, las herramientas de movilidad para las empresas. ¿Qué consideramos herramienta de movilidad para una empresa? ¿Un móvil es una herramienta de movilidad? ¿Un portátil es una herramienta de movilidad? Hilando fino, cualquier dispositivo móvil desde el cual se pueda desarrollar algún trabajo del día a día de la empresa se puede considerar herramienta de movilidad. En el presente artículo vamos a ser más exigentes, ya que por ejemplo el uso de móviles para llamar, enviar sms o incluso consultar un correo electrónico, no lo consideramos herramienta de movilidad, si tomamos como idea base, que una herramienta de movilidad debe de poder gestionar o integrarse en un sistema de información o herramienta de gestión de información.

 Herramientas de movilidad, dispositivos de movilidad

 Partiendo de la premisa anterior, podemos definir una herramientas de movilidad como aquella herramienta o dispositivo que de forma remota es capaz de gestionar información, uniéndola a un sistema de información global en la empresa. Pongamos un ejemplo: una herramienta de movilidad puede ser un teléfono smartphone HTC que tiene instalado un sistema de información CRM, que se conecta al CRM de la organización. Gracias a este dispositivo móvil el comercial de la empresa puede desarrollar su trabajo diario ubicado de forma remota y pudiendo acceder a los sistemas de información de la empresa.

Para entender la importancia de las herramientas de movilidad en las empresas, vamos a analizar el siguiente gráfico:

 Gráfico sobre uso de sistemas como ayuda tecnológica

Vemos que cada vez más, los sistemas de información o la información en general, está orientada a su uso de forma remota. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta habitual en las empresas, y dentro de unos años el uso de dispositivos móviles inteligentes será igual de habitual.

¿Qué uso tiene una herramienta de movilidad para una empresa? Para responder esta pregunta primero habría que clasificar a la empresa según los departamentos que tiene y el uso que quiere hacer de la información y la tecnología. Un buen ejemplo de modernización y de uso de herramientas de movilidad se está viendo en el sector de la alimentación, concretamente en los restaurantes. Seguro que muchos de nosotros hemos visto como un camarero nos tomaba nota con un dispositivo móvil y no con un bloc de notas tradicional. ¿Qué obtiene de beneficios? Control y gestión de la información, el riesgo de error humano disminuye, con lo cual disminuyen los costes relacionados con el riesgo de error y aumenta el control de la información.

¿Qué uso le pueden hacer las empresas a las herramientas de movilidad para aumentar la gestión de la información y reducir costes? Partimos de la base que la mayoría de empresas tienen un ERP (programa de gestión) y que dicho programa dispone de diferentes módulos o departamentos como: comerciales, repartidores, servicio técnico, departamento IT, gerencia,… La necesidad de disponer de información en cualquier momento y lugar, hace imprescindible el uso de herramientas de movilidad, siempre y cuando la empresa obtenga un beneficio por ello. Es indiscutible por ejemplo, que para una empresa de logística es imprescindible el uso de una herramienta de movilidad para sus repartidores si se quiere mejorar la eficiencia del servicio, reducir costes y obtener más información (mejorar la gestión de la información). Se debe de usar una herramienta de movilidad si se obtiene algo a cambio no simplemente por hacer un cambio tecnológico, debe de existir un retorno. Las principales ventajas del uso de herramientas de movilidad son:

  • Evitar pérdidas de información ya que esta se realiza en situ descargándose en la aplicación principal.
  • Mejorar el rendimiento y la competitividad del personal ya que disponen de toda la información desde su punto de trabajo.
  • Reducir el tiempo de los procesos en si al estar automatizados.
  • Mejorar la imagen del negocio sobretodo en los casos en los que su utilizan para la atención al cliente, ya que esta se produce de manera ágil y precisa.

Ya hemos explicado y comprendido las herramientas de movilidad para las empresas, pero vamos más allá. Hemos detectado que la empresa Bibibirras, SA tiene una necesidad o unos requerimientos que hacen viable la puesta en marcha de un proyecto de implantación de herramientas de movilidad. Los primeros pasos a realizar son analizar los requerimientos de la empresa. Lo hemos hecho con los expertos de cada departamento e incluso entrevistando a los empleados. Obtenemos un feedback, un know-how valioso, para definir los requerimientos. Detectamos que los departamentos de SAT, distribución y comercial, deben de mejorar sus circuitos para así obtener una reducción de costes y un mayor control de la información.

Vamos a poner a continuación ejemplos prácticos de herramientas de movilidad para el departamento SAT y distribución:

Partimos de la base que la empresa tiene un ERP, sea cual sea, un estándar o bien uno hecho a medida. Lo primero que debemos hacer es ver el nivel de dificultad de integración de la herramienta de movilidad con el ERP. Después desarrollamos un documento con todos los requerimientos del departamento SAT y otro con los requerimientos del departamento distribución. Después analizamos el mercado en busca de productos para cubrir estas necesidades. Desde aquí queremos aprovechar para presentar dos productos y dos empresas: Antay Mobile Solutions y JSV. Son dos excelentes alternativas como herramientas de movilidad, para departamentos SAT. En próximos artículos explicaremos con más detalle las funcionalidades que ofrecen los productos de movilidad de estas dos empresas. Una vez seleccionado el producto viene la fase de diseño e implantación. Si el producto es un estándar, como los dos propuestos, la integración con el ERP será seguramente mucho más sencillo y rápido.

Vamos a poner a continuación ejemplos prácticos de herramientas de movilidad para el departamento Comercial:

Partimos de la base que la empresa tiene un ERP, sea cual sea, un estándar o bien uno hecho a medida. Lo primero que debemos hacer es ver el nivel de dificultad de integración de la herramienta de movilidad con el ERP. Después desarrollamos un documento con todos los requerimientos del departamento comercial. Después analizamos el mercado en busca de productos para cubrir estas necesidades. Desde aquí queremos aprovechar para presentar varios productos y empresas: Antay Mobile Solutions, ExpandIT y Multisoft con su producto Optimiza. Son excelentes alternativas como herramientas de movilidad, para departamentos comerciales. En próximos artículos explicaremos con más detalle las funcionalidades que ofrecen los productos de movilidad de estas empresas. Una vez seleccionado el producto viene la fase de diseño e implantación. Si el producto es un estándar, como los dos propuestos, la integración con el ERP será seguramente mucho más sencillo y rápido.

¿Qué herramientas de movilidad aconsejamos usar desde tuquiosco.es para implantar un proyecto como el anterior ejemplo?

  • Departamento SAT

Dispositivo seleccionado: PDA industrial robusta

Características: resistente a golpes, con diferentes tecnologías de acceso a datos remotos, sistema operativo Windows Mobile testado y validado, software sencillo y con gran usabilidad por parte de los usuarios.

  • Departamento Distribución

Dispositivo seleccionado: PDA industrial robusta

Características: resistente a golpes, con diferentes tecnologías de acceso a datos remotos, sistema operativo Windows Mobile testado y validado, software sencillo y con gran usabilidad por parte de los usuarios.

  • Departamento Comercial

Dispositivo seleccionado: Smartphone (blackberry) o netbook (según cantidad de información a gestionar)

Características: ágil de usar, con diferentes tecnologías de acceso a datos, fácilmente sustitutible en caso de fallo debido principalmente a que el dispositivo no suele ser muy resistente a golpes.

Una buena empresa de PDA industriales robustas es Intermec, podéis obtener más info en este enlace: http://www.intermec.es/products/computers/handheld_computers/index.aspx

En próximos artículos vamos a entrar en detalle de productos para herramientas de movilidad como los ofrecidos por las empresas Antay, JSV, ExpandIT y Optimiza.

mar
5
Compártelo en Facebook
Tweet esto!
votar
”Menéame”


Conceptos claros: ERP (Enterprise Resource Planning)

En este artículo vamos a intentar explicar un concepto muy importante dentro de los sistemas de información en las empresas, los ERP. Esperemos que el artículo os sirva de ayuda para comprender este concepto. En próximos artículos explicaremos con detalle ejemplos de ERP.

¿Qué es un ERP?

Las siglas ERP provienen en inglés de Enterprise Resource Planning, traducido al español en Planificación de Recursos Empresariales.

Los ERP son sistemas de gestión de información que integran y automatizan la mayoría de las área de negocio de una empresa, asociadas a los aspectos productivos y operativos de la empresa.

Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes normalmente se diferencian en área de productividad de una empresa como por ejemplo: departamento de ventas, de compras, financiero, gerencia, producción, …

Esta característica es importantísima para diferenciar un ERP con una aplicación de gestión, ya que el ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa, en cambio una aplicación de gestión puede sólo gestionar un área determinada, como por ejemplo contabilidad.

¿Cuáles son los principales objetivos de los ERP?

-          Optimización de los procesos empresariales

-          Integridad de datos

-          Compartición de información inter-departamental

-          Eliminación de datos innecesarios

-          Consolidación de datos y procesos

¿Cuáles son sus principales características?

Los ERP tienen que cumplir 3 características para diferenciarse de los demás software de gestión empresarial:

-          Deben de ser sistemas integrales: el punto de inicio y final de un flujo de negocio pasa por diferentes departamentos de la empresa, éstos deben de poder ser gestionados por el ERP. Ejemplo: ciclo de ventas.

-          Deben de ser sistemas modulares: una empresa es un conjunto de departamentos con información compartida. Estos módulos pueden instalarse o no con el ERP si la empresa los necesita. Ejemplo: una empresa de seguros no necesita un módulo de producción.

-          Deben de ser sistemas adaptables: cada empresa es diferente, con lo cual los ERP deben de permitir adaptarse a las necesidades de las empresas, normalmente con parametrizaciones o desarrollos a medida.

 

Una vez explicado algunas cosas importantes sobre los ERP, tenemos que entender que un ERP no es un sistema de información que vive sólo en una empresa, normalmente está rodeado de otros sistemas de información (ver imagen):

-          FRM: gestión de recursos financieros

-          SCM: gestión de la cadena de suministros

-          HRM: gestión de recursos humanos

-          CRM: gestión de relaciones con los clientes

-          MRP: planificación de recursos de manufacturación

Normalmente si la complejidad de las necesidades de la empresa no es muy grande, la mayoría de estos sistemas de información se integran con el ERP, aunque pueden darse caso que éstos sistemas de información se adquieran de forma independiente con el ERP. Por ejemplo, supongamos que una empresa de seguros adquiere un ERP pero necesita por encima de todo un CRM extremadamente potente para gestionar las relaciones con sus clientes, es muy probable que o bien verticalicen (nuevo concepto) su ERP o bien adquieran un CRM más completo.

Hemos introducido un nuevo concepto muy importante en el mundo de los ERP: verticalización.

ERP Verticales vs ERP Estándares/Horizontales

En el mundo de los ERP existen dos clasificaciones o tipologías, los ERP estándares (horizontales) y los ERP verticales.

Un ERP estándar o horizontal pretende cubrir todas las áreas o departamentos de una empresa, de forma genérica intenta definir todas las necesidades habituales de una empresa, sea del sector que sea. La mayoría de grandes productos ERP que existen en el mercado son estándares o horizontales aunque éstos la mayoría de veces no cubren las necesidades de todas las empresas, ya que esto es imposible, cada sector tiene sus necesidades concretas.

Para estos casos existen los ERP verticales, que pretenden centrarse en un sector en concreto y desarrollar un ERP a medida para todas las empresas del sector.

Aún así, como seguramente véis, cada empresa, aunque sea de un mismo sector, tiene sus peculiaridades o flujos de negocio concretos. Adquirir un ERP estándar implica que la empresa tiene que hacer un esfuerzo para adaptarse al ERP. ¿Es una buena decisión? Entonces mejor adquirir un ERP vertical del sector que se adaptará mejorar a nuestras necesidades, ¿sigue siendo una buena decisión?

En mi opinión cada empresa es un mundo, lo primero que se tiene que hacer es detectar y definir internamente en cada empresa las necesidades y flujos de información, definir los circuitos de información. Una vez hecha esta tarea dura y engorrosa decidir si éstos circuitos se adaptan a un ERP estándar o algún ERP vertical de nuestro sector, si la respuesta es NO, la mejor opción es buscar una ventaja competitiva con el nuevo ERP respecto la competencia, partir de un ERP estándar y realizar una verticalización a medida de las necesidades de la empresa (intentar que esta verticalización sea la menor posible).

En próximos artículos vamos a publicar información detallada de diferentes ERP del mercado Español, creo que serán artículos de mucho interés ya que esta información es un estudio profundo realizado durante el último cuatrimestre de 2009 y primer cuatrimestre de 2010. Los ERP que analizaremos serán:

-          Microsoft Dynamics NAV09 y AX

-          SAP Business One y All in One

-          Sage Logic Class y X3

-          Nexus de SIE

-          ERP Marinos

Este artículo se lo dedico a mi amigo Miquel Marín Navarro muerto durante el fatídico terremoto de Chile. Descansa en paz amigo, nunca te olvidaremos.

ene
22
Compártelo en Facebook
Tweet esto!
votar
”Menéame”


Curso de MS Outlook (II): Gestión Contactos

3     Gestión de los contactos 

3.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de los contactos.

3.2     Acceso

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

3.3     Estructura

 

La ventana tiene 3 cosas importantes que destacar:

1)     Botón “nuevo” para crear contactos

2)     Selección de vistas

3)     Vista de los contactos 

3.4     Crear un contacto

Mediante el botón “Nuevo” se crea un nuevo contacto y se abre la siguiente ventana para rellenar campos:

 

 Una vez rellenado los campos del contacto lo guardamos mediante el botón “Guardar y cerrar” de arriba a la izquierda. 

Tenemos otro botón interesante que analizar, se trata del botón “Categorías”. Este botón nos sirve para poder catalogar a los contactos en grupos. Al darle en este botón nos salen ejemplos de grupos:

 

 Podemos seleccionar una categoría existente o bien crear nuevas categorías clicando el botón “Lista principal de categorías”. 

3.5     Consultar contactos (vistas)

Podemos consultar los datos de varias formas distintas, a estas formas se las conoce como vistas. Microsoft Outlook permite por defecto mostrar los contactos con las vistas siguientes:

3.6     Gestión contactos

Si entramos en un contacto ya creado de la lista vemos la siguiente ventana:

 

 Podemos identificar las siguientes pestañas:

  1. General: donde se rellenan todos los campos generales del contacto
  2. Detalles: otros datos del contacto
  3. Actividades: registro de las actividades realizadas con el contacto
  4. Certificados: -
  5. Todos los campos: -

 Vamos a centrarnos en la pestaña ACTIVIDADES: 

 Esta pestaña es muy útil no sólo para encontrar correos electrónicos enviados al contacto, sino para tener una relación detallada de todas las acciones que hemos hecho con Outlook con el contacto como: correos, citas, tareas, … 

3.7     Ejercicios 

1)     Vamos a crear 2 contactos en nuestra agenda de contactos. Objetivo: ver cómo es la creación de contactos.

  1. El primer contacto a crear es María en la categoría “Ejemplo”, debemos crear entonces también la categoria “Ejemplo”.
  2. El segundo contacto a crear es Bar Pepito en la categoría “Clientes Potenciales”. 

2)     Vamos a entrar en el contacto “María” y vamos a analizar la pestaña ACTIVIDADES para ver si en ella se refleja algo. Objetivo: ver como la pestaña actividades sirve para tener un control de las acciones que se hacen con el contacto.

Switch to our mobile site