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Curso de MS Outlook (IV): Gestión Tareas

5.1     Descripción

Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de tareas. 

5.2     Acceso

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

  

5.3     Estructura

Esta ventana tiene las siguientes 3 áreas importantes:

1)     Botón “Nuevo” para crear tareas

2)     Botón de selección de tipo vista de calendario

3)     Vista de tareas 

5.4     Crear una tarea

Mediante el botón “Nuevo” podemos crear tareas. La ventana que se nos abre es la siguiente:

 

Podemos rellenar los campos elementales:

-         Asunto

-         Fecha vencimiento

-         Estado

-         Inicio

-         Aviso: si queremos que nos avise en algún momento

-         Texto libre

-         Contactos

-         Categorías 

Clicamos en el botón “Guardar y cerrar” para crear la tarea. 

5.4.1       Asignación de tareas

Microsoft Outlook nos permite la creación y asignación de tareas.

Este concepto es muy útil para que varias personas gestionen tareas y las controlen.

Creamos una tarea normal y antes de clicar en “Guardar y cerrar” clicamos en el botón “Asignar tarea”:

  

Se nos abre la siguiente ventana:

Introducimos el correo electrónico (escribiendo el correo o bien buscándolo en la agenda de contactos, botón “Para”) de la persona que recibirá la asignación de la tarea y clicamos en el botón “Enviar”.

La persona destinataria de la asignación recibirá un correo electrónico donde deberá aceptar o cancelar la asignación de tarea para compartir información. 

5.5     Ejercicios

1)     Vamos a crear una tarea profesional. Objetivo: creación de tareas y estudio ficha Actividades en Contactos

  1. Asunto: Llamar a Bar Pepito
  2. Vencimiento: antes del 31/12/2009
  3. Inicio: Hoy
  4. Prioridad: Alta
  5. Rellenar contenido descripción con lo que se desea
  6. Contactos: Bar Pepito
  7. Categorías: Cliente Potencial
  8. Analizamos con detalle la tarea creada
  9. Analizamos en la ficha del cliente “Bar Pepito” la pestaña “Actividades” 

2)     Vamos a crear una tarea profesional y asignarla a un compañero. Objetivo: creación de tareas, asignación de tarea y estudio ficha Actividades en Contactos

  1. Asunto: Llamar a Restaurante Tito, posible nuevo cliente
  2. Vencimiento: antes del 21/12/2009
  3. Inicio: Hoy
  4. Prioridad: Alta
  5. Rellenar contenido descripción con lo que se desea
  6. Asignar Tarea a: Maria
  7. Analizamos con detalle la tarea creada
  8. Analizamos con detalle la evolución de la tarea actualizada por Maria

Nota: para poder fer el flujo de información cuando se asigna una tarea a un contacto, el contacto tiene que existir.

ene
20
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Cuentas de correo electrónico: configuración en Outlook

En este artículo vamos a explicar cómo configurar Microsoft Outlook (en este caso MS Outlook 2003) para el correcto funcionamiento con diferentes proveedores de correo: uno de pago y varios gratuitos (gmail y hotmail).

Paso 1: Pasos previos

Como comentamos en otro artículo anterior MS Outlook es un gestor de cuentas de correo, es decir, desde MS Outlook NO podemos crear cuentas de correo, sólo podemos gestionar cuentas previamente creadas con un proveedor de cuentas de correo.

Con lo cual, accedemos a algún proveedor de cuentas de correo y creamos una cuenta de correo, por ejemplo, si entramos en www.hotmail.com podemos crear una cuenta de correo de forma sencilla en pocos minutos  introduciendo una serie de información (por ejemplo: maria@hotmail.com). Si queremos tener una cuenta de correo de pago con un formato elegante (por ejemplo: maria@tuquiosco.es) debemos acceder a un proveedor de cuentas de correo como por ejemplo Strato. Las ofertas normalmente son de comprar un dominio y te dan cuentas de correo. Compramos por ejemplo el dominio tuquiosco.es (sale por unos 7,80€/año, si no estoy equivocado). Una vez comprado este dominio ya podemos configurar desde el panel de gestión de Strato las cuentas de correo que queremos. Creamos por ejemplo la cuenta maria@tuquiosco.es.

Paso 2: Abrimos MS Outlook 2003

MS Outlook 2003 es una herramienta que viene con el paquete MS Office 2003, con lo cual, si no tenemos instalado previamente el paquete Office no dispondremos de Outlook. Aunque esto no es del todo cierto, ya que por defecto, dentro del sistema operativo Windows incorpora un gestor de correo: MS Outlook Express. En este artículo nos centraremos sólo en la herramienta MS Outlook 2003, por ser una herramienta más desarrollada y con muchas más funcionalidades (en próximos capítulos colgaremos un Curso de MS Outlook 2003).

Clicamos en Inicio > Programas > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2003

Se nos abre MS Outlook 2003, con unas tonalidades blancas y azules.

 Paso 3A: Configuración de una cuenta de GMAIL

Para configurar una cuenta de correo de GMAIL tenemos que clicar en la barra de menú de arriba en: Herramientas > Cuentas de correo electrónico. Se nos abre la siguiente ventana:  

Seleccionamos la opción “Agregar una nueva cuenta de correo electrónico” y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre entonces la siguiente ventana: 

En esta ventana tenemos las siguientes opciones:

-          Servidor de MS Exchange: esta opción sirve para configurar cuentas de correo gestionadas por la herramienta MS Exchange, más información ver aquí.

-          POP3: si seleccionamos esta opción, configuraremos una cuenta de correo donde los mensajes se guardaran de forma local en el ordenador, con los consecuentes problemas si cambiamos de ordenador, se estropea, o queremos gestionar el correo desde ordenadores diferentes.

-          IMAP: si seleccionamos esta opción, configuraremos una cuenta de correo donde los mensajes se guardan en el servidor de correo y no de forma local. Al conectarse se sincronizan los datos, pudiendo consultar la información desde diferentes ordenadores.

-          HTTP: si seleccionamos esta opción, podremos configurar cuenta de correo electrónico que usan http, como por ejemplo hotmail.

-          Tipo de servidor adicional: para seleccionar servidores de otros fabricantes u otras configuraciones

 En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción POP3. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre la siguiente ventana: 

En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de GMAIL. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@gmail.com)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Gmail

-          Servidor de correo entrante (POP3): aquí tenemos que poner la configuración de gmail –> pop.gmail.com

-          Servidor de correo saliente (SMTP): aquí tenemos que poner la configuración de gmail –> smtp.gmail.com

 Una vez introducido esta información, para acabar, debemos clicar en el botón “Más configuraciones” y se nos abre la ventana siguiente: 

En la pestaña “Servidor de salida” debemos marcar la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación”.

En la pestaña “Avanzadas” debemos de poner lo que muestra la imagen: 

Esta es una configuración específica de GMAIL. Debemos poner en “Servidor de entrada (POP3) = 995” y en “Servidor de salida(SMTP) = 465”. En la imagen veis como he marcado las casillas: “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” y “Quitar del servidor al eliminar de Elementos Eliminados”, esto lo he hecho para mantener copia de los mensajes en el servidor, por si algún día tuviera problemas con el ordenador, garantizaríamos que todo los e-mails, contactos, tareas,… quedarían salvaguardados en el servidor.

Al acabar clicamos en el botón “Aceptar”.

Para validar que la cuenta de correo está configurada de forma correcta debemos de clicar en el botón “Probar configuración de la cuenta”. Deberíamos obtener la siguiente ventana, una vez acabo el test de validación: 

 Paso 3B: Configuración de una cuenta de HOTMAIL

Para configurar una cuenta de correo de HOTMAIL tenemos que seguir los mismos pasos que la anterior opción hasta llegar a la siguiente ventana: 

En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción HTTP. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”.

 En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de HOTMAIL. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@hotmail.com)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Hotmail

 Una vez introducido esta información, clicamos en el botón “Siguiente” y nos configura la cuenta de correo con Hotmail.

 Paso 3C: Configuración de una cuenta de pago (Strato por ejemplo)

Para configurar una cuenta de correo de pago con Strato tenemos que seguir los mismos pasos que la anterior opción hasta llegar a la siguiente ventana:

 

En nuestro ejemplo configuraremos una cuenta de correo con la opción POP3. Marcamos esta opción y clicamos en el botón “Siguiente”. Se nos abre la siguiente ventana:

 

En esta ventana debemos introducir los datos para configurar la cuenta. Nosotros supondremos en este ejemplo que queremos configurar una cuenta de correo de Strato. Ponemos:

-          Su Nombre: rellenamos con un nombre identificativo, es el que saldrá cuando enviemos un correo. (Maria)

-          Dirección de correo electrónico: ponemos el correo (maria@tuquiosco.es)

-          Nombre de usuario: el que nos hayan proporcionado

-          Contraseña: la que hayamos indicado cuando dimos de alta la cuenta en Strato

-          Servidor de correo entrante (POP3): aquí tenemos que poner la configuración de Strato à pop3.strato.com

-          Servidor de correo saliente (SMTP): aquí tenemos que poner la configuración de Strato à smtp. strato.com

 Una vez introducido esta información, para acabar, debemos clicar en el botón “Más configuraciones” y se nos abre la ventana siguiente:

 

En la pestaña “Servidor de salida” debemos marcar la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación”.

En la pestaña “Avanzadas” debemos de poner lo que muestra la imagen:

 

Esta es una configuración específica de Strato. Debemos poner en “Servidor de entrada (POP3) = 110” y en “Servidor de salida(SMTP) = 25”. En la imagen veis como he marcado las casillas: “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” y “Quitar del servidor al eliminar de Elementos Eliminados”, esto lo he hecho para mantener copia de los mensajes en el servidor, por si algún día tuviera problemas con el ordenador, garantizaríamos que todo los e-mails, contactos, tareas,… quedarían salvaguardados en el servidor.

Al acabar clicamos en el botón “Aceptar”.

Para validar que la cuenta de correo está configurada de forma correcta debemos de clicar en el botón “Probar configuración de la cuenta”. Deberíamos obtener la siguiente ventana, una vez acabo el test de validación:

 

En el próximo artículo vamos a colgar un Curso completo de MS Outlook 2003, para dominar la herramientas y sus funcionalides. Este curso es ideal para un comercial.

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