Microsoft Office 2010: mejores experiencias en productividad

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En este artículo vamos a explicar cómo la herramienta Microsoft Office, en especial la versión MS Office 2010, puede mejorar la productividad en la empresas.

Como todos ya sabéis Microsoft Office es un conjunto de herramientas desarrolladas por Microsoft para proporcionar soluciones a las necesidades de los usuarios de un entorno productivo, aunque en muchos casos estas herramientas se usen a nivel no profesional.

Las herramientas que componen el paquete de MS Office 2010 son:

• Excel: este programa sirve para le gestión de hojas de cálculo. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Word: este programa sirve para el procesamiento de textos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Powerpoint: este programa sirve para realizar presentaciones. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Acces: este programa sirve para desarrollar sistemas de gestión de bases de datos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Outlook: este programa sirve para la gestión de correos electrónicos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• OneNote: este programa sirve para para facilitar la toma de Notas, la recopilación de información, y la colaboración multi-usuario. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Communicator: este programa sirve para la comunicación entre usuarios mediante un cliente de mensajería instantanea. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Infopath: este programa sirve para desarrollar formularios de entrada de datos en XML. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Sharepoint Workspace: Es un software de escritorio diseñado para la colaboración y la comunicación de los miembros de pequeños grupos. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.
• Publisher: Es un programa de maquetación de páginas web muy básico. (Definición en Wikipedia). En el siguiente enlace podéis acceder a la web de Microsoft para ver más información.

Las empresas actuales pretenden optimizar el tiempo de sus trabajadores mediante herramientas como las ofrecidas por Microsoft Office. En concreto se pretende dotar a las empresas de un cambio de modelo de negocio mejorando:

Trabajar juntos, colaborando, nos referimos a trabajar en equipo en tiempo real para hacer las cosas más rapido y eficientemente. Podemos hacer esto con las aplicaciones de Co-autoría como Word o OneNote. Podemos obtener un mayor control sobre el correo electrónico con las vistas de conversaciones de Outlook y el gran potencial de Microsoft Exchange Server. Podemos también compartir de forma instantánea con Broadcast Slide Show en Powerpoint, una herramienta muy útil para hacer presentaciones.

Convierte las ideas en realidad, nos referimos a crear material multimedia profesional. Podemos crear material multimedia profesional editando fotografías y vídeos sin salir de Word o Powerpoint. Podemos crear automáticamente Sparklines en Excel, son gráficos sencillos de líneas que nos indican tendencias en los datos a analizar, dándonos una riqueza añadida a los valores que analizamos, también en Excel tenemos los Slicer, que son tablas dinámicas para analizar datos.

Usa Office en cualquier lugar, nos referimos a usar Office virtualmente en cualquier lugar, mediante Office Web Application. Es una suite de Office que se comparte y se tiene acceso remoto mediante una cuenta de Windows Live (hotmail), con un navegador tenemos acceso. Otra característica importante es Sharepoint Workspace, aplicación para disponer de todos los datos de nuestro escritorio de forma remota y gestionarlos incluso off-line.

Existen varios informes que nos proporcionan unas estadísticas muy interesantes. La empresa Gartner predice que en 2013, más del 25% del contenido que los trabajadores verán en un día serán fotos, video y audio. La empresa Butler Group argumenta que los empleados utilizan hasta un 25% de su jornada laboral en tareas no productivas relacionadas con la colaboración de documentos. Y para finalizar un dato muy importante, la empresa Yankee Group dice que el 39% de los empleados corporativos se consideran así mismos trabajadores móviles, de media están el 47% de su tiempo fuera de su lugar habitual de trabajo.

Con estos datos vemos aún más necesaria la aparición de herramientas que optimicen y mejoren los procesos productivos en las empresas.

Actualmente existen muchos desafíos en la productividad de negocio, principalmente:

• Satisfacer las necesidades de negocio cambiantes: cómo tomar de forma correcta las decisiones, trabajar con empresas y personas físicas, cumplir con las leyes, …
• Gestionar la complejidad y costes de IT: mejorar la integración de los sistema de negocio, proporcionar escalabilidad en el negocio, mejorar en innovación,…

Microsoft proporciona soluciones para los desafíos en la productividad mediante una plataforma unificada:

La plataforma unificada no sólo nos proporcionará recursos para poder ser más productivos y solucionar los problemas, sino tendremos la capacidad de proporcionar servicios on-line, conocidos como Cloud Computing.

Microsoft Office 2010 con la plataforma unificada nos proporciona un valor añadido, mediante aplicaciones que cubren casi todas las necesidades empresariales.

Si las empresas son capaces de integrar todas las interfaces de usuario con las aplicaciones de Office 2010, serán capaces de ser más productivas, trabajar de forma más racional y sencilla.

SAM: administración de activos de software

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En este artículo vamos a entrar un poco en el mundo del software, en especial de cómo gestiona Microsoft la administración de activos de software (SAM). Así podremos intentar seleccionar mejor el tipo de licencia para el software que tenemos o queremos comprar.

¿Qué es SAM?

Según la web de microsoft el SAM se define como:

“…la Administración de Activos de Software, que le permite simplificar procesos, reducir costos, y mejorar la confiabilidad y seguridad. Así como los inventarios de software y los seguimientos son partes integrales de SAM, lo son también las políticas, procedimientos, tecnologías, adquisiciones, entregas, ensambles, y el soporte a los activos de software de una compañía.”

Creo que queda bastante claro, el SAM son todas las tareas vinculadas al software.

Yo como responsable de TI de mi empresa debería de hacer un SAM como diós manda y revisar así todos los activos de software. Por este principal motivo escribo este artículo para compartir conocimientos.

¿Cómo se implementa un SAM?

Podríamos dividir un SAM en tres etapas o procesos:

-          Fase inventario: en esta fase se tiene que realizar un inventario de todo el software instalado. Esta fase se puede realizar manualmente o bien usar herramientas para la creación de inventarios.

-          Fase relación software-licencia: una vez hecha la fase de inventario debemos encontrar toda la documentación de licencias que existan. Para así poder relacionar a cada software qué tipo de licencia le corresponde.

-          Fase revisión políticas y procedimientos: una vez hecho la relación software-licencia, debemos escribir los procedimientos y políticas que los usuarios pueden hacer para asegurar una correcta administración de activos de software. Es decir, para qué sirve el software y el licenciamiento y si corresponde con las necesidades del usuario.

-          Fase desarrollo plan SAM: en esta última fase debemos implementar un plan SAM para el continuo manejo del software.

A continuación os copio unos links de Microsoft donde se explica cómo implementar planes SAM para diferentes departamentos:

- SAM para departamento informática

- SAM para departamento compras

- SAM para departamento administración

SAM y licenciamiento

Lo primero que tenemos que comprender es que cuando tenemos una licencia de un software, no poseemos el software sino tenemos una licencia que nos permite ejecutarlo.

¿Qué es el concepto licenciamiento?

El licenciamiento de un software le otorga derecho legal de ejecutar y utilizar el software.

Un contrato de licenciamiento controla el uso de la licencia de un software. Normalmente los contratos de licenciamiento permiten que el software sea ejecutado en un número limitado de PCs y que se realicen copias sólo con propósitos de respaldo.

Opciones de licenciamiento

Software OEM (Original Equipment Manufacturer): OEM es el software que viene instalado cuando usted compra un nuevo PC (p.ej. el sistema operativo Windows XP Profesional). Tanto el sistema operativo como ciertos programas están disponibles a través del canal OEM.

Full Packaged Product (FPP) – Retail: FPP se refiere al empaque de productos licenciados que usted adquiere en una tienda minorista o a través de una tienda minorista especializada. FPP está diseñado para necesidades de bajo volumen. Si usted tiene cinco o más PCs, migrar a un esquema de licenciamiento por volumen le ahorrará tiempo y dinero.

Microsoft Open License: Open License es un licenciamiento por volumen diseñado para organizaciones que deseen adquirir como mínimo cinco licencias para un programa determinado. Compañías que adquieran una Open License pueden acceder a la información de licenciamiento a través de el sitio seguro Microsoft eOpen site.

Microsoft Select License: Select License es un Programa de licenciamiento por volumen diseñado para organizaciones con 250 o más PCs y que pueden preveer las necesidades de licenciamiento de software a tres años. Los Clientes con Select License reciben un precio por volumen por cada familia de productos seleccionada (aplicaciones, sistemas, servidores), basados en la previsión a tres años.

Microsoft Enterprise Agreement: Enterprise Agreement es un Programa de licenciamiento por volumen diseñado para organizaciones con 250 o más PCs que deseen estandarizar ciertos productos y recibir un descuento de precio.

Instituciones Académicas, Entidades Gubernamentales y Obras de Beneficencia: Si su organización es una institución académica, usted puede ser certificado para un Programa Microsoft academic licensing. Los productos para instituciones académicas están disponibles a través de canales minoristas o por volumen y pueden ser adquiridos solamente por clientes que cumplan con los parámetros de precios de Microsoft para instituciones académicas.

Documentos de licenciamiento

Cada tipo de software anterior viene con una documentación completa que sirve como prueba de licencia. Puede ver todas las documentaciones para cada tipo de licenciamiento en este link.

Guía CAL

Para poder comprender el licenciamiento de Microsoft, debemos comprender el concepto de CAL.

CAL son las iniciales en inglés de “Client Access License”. Podemos definir el CAL como la licencia para poder acceder a un software que está ubicado en un servidor. Supongamos que tenemos un servidor en nuestra empresa con diferentes softwares, y tenemos 10 máquinas que necesitan acceder al software del servidor para trabajar (ejemplo: SQL Server), cada una de estas 10 máquinas necesita tener una CAL para poder acceder al uso del software del servidor. Volvemos a repetir, una CAL no es un software es una licencia para poder usar un software.

Tenemos que tener en cuenta que el concepto que explicamos puede ser confuso, por este motivo Microsoft ha desarrollado una tabla donde se refleja para cada software qué tipo de CAL necesita (ver figura más abajo).

Antes de poner esta tabla debemos comprender el concepto de:

Licenciamiento por asiento:

Cualquier número de pc’s o dispositivos licenciados pueden conectarse al servidor. Sin embargo, debemos adquirir una CAL para cada pc que queramos acceder al servidor.

Licenciamiento por servidor:

Esta es la manera opuesta de gestión de licenciamiento por asiento. Adquirimos un número determinado de CAL que se instalan en el servidor. Se podrán conectar tantos dispositivos como CAL tengamos instaladas, si se conecta 1 más, se rechaza el acceso porque supera el límite.

Licenciamiento por procesador: Algunos productos para servidor están disponibles para licenciamiento por procesador. Se adquiere licencia en servidor por cada procesador que tenga. Esta licencia da acceso ilimitado de usuarios, no se requieren CAL adicionales.

Licenciamiento por correo: se usa principalmente en entidades educativas, para dotar de una licencia de correo a cada usuario que accede a un servidor Exchange. Este licenciamiento es incompatible con el de asiento.

Espero que con este artículo hayáis entendido un poco más el complejo mundo del software y sus licencias. Si tenéis alguna duda y os puedo ayudar escribid comentarios y os contestaré gustosamente.

Podéis obtener más información en este link, donde hay toda la documentación para descargar.