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oct
18
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El estigma del sistema de inventarios

El mayor valor de una empresa comercializadora o manufacturera está en sus inventarios. En esta época de gran competencia es indispensable maximizar el servicio al cliente, minimizando los costes financieros y de gestión para lograr los mejores resultados. El inventario es un activo estratégico para alcanzar este fin. Si tengo lo que mis clientes necesitan cuando me lo piden, hago negocio, pero cuando no lo tengo o no sé si lo tengo, difícilmente puedo cumplir mis objetivos.

Por esto me sorprende ver la frecuencia con la que muchas empresas autorizan ajustes a los sistemas de inventarios por cientos de miles de euros con gran facilidad ya que asumen que los sistemas de información de inventarios no son confiables y no pueden serlo. Sobre todo cuando al mismo tiempo hacen grandes esfuerzos por mantener su dinero seguro detrás de “llaves” y claves de acceso bancarias, y son capaces de gastar cualquier cantidad de tiempo, dinero y
esfuerzo conciliando una pequeña diferencia en el saldo del banco. La relación coste-beneficio no tiene sentido en la mayoría de las empresas que cuidan los centavos y ajustan los euros. Como todo problema, para resolverlo hay que identificar sus causas.

Revisemos el proceso de registro de un consumo de materias primas para producción. Para fabricar un producto son necesarias las materias primas correspondientes. El supervisor hace un albarán para el consumo con sus respectivas copias y lo manda al almacén para que le surta los insumos. El jefe de la línea recibe la mercancía y firma de conformidad. Cada quien conserva una copia y el responsable del almacén manda la suya para la captura de datos. Una persona introduce los datos al sistema y el proceso concluye satisfactoriamente, ¿o no?.

De entrada hay que imaginarnos a la persona que introduce los datos, ¿qué edad tiene: 18, 20 o 23? ¿Cuál es su grado de estudios: bachillerato, recien graduado…? Seguro es soltero(a). Mientras hace su trabajo conversa a través de ‘Whatsapp’ con sus colegas para definir a qué lugares irán de tapas o donde verán el juego de fútbol del fin de semana, se levanta por un café o va a atender otros asuntos igualmente urgentes. A su regreso se esfuerza intensamente para recordar en qué renglón se quedó, o en qué página. No falta el vale travieso que decide caer detrás de la cajonera y esconderse ahí un par de años, o bien, el supervisor que no hizo las tareas de caligrafía en la primaria y su texto es ilegible. Claro que esto no es culpa del chaval, sino de quien lo contrata.

Si el mayor valor está en los materiales, ¿no debería ser alguien con mayor jerarquía y responsabilidad, quien ingrese la información de inventarios? Cualquiera con el nivel jerárquico, la responsabilidad y el conocimiento para hacerlo bien se resistiría a ejecutar tan ingrata tarea, además eso es muy caro. De cualquier forma, aunque lográramos la captura de información perfecta, el movimiento y su registro estarían desfasados en el tiempo. Por lo tanto, cualquier consulta al sistema arrojaría información de hace media hora en el mejor escenario.

Es claro que el modelo de Registro de datos como lo conocemos no nos da el resultado que buscamos. Entonces, ¿qué hacer? Muchas empresas han instrumentado capturas de datos dobles, cifras de control o códigos de barras, en un intento desesperado por mejorar la calidad de la información. Independientemente de los resultados que hayan obtenido, esto no resuelve la falta de oportunidad de los datos.

Aún más curioso es ver cómo las empresas invierten más tiempo, dinero y esfuerzo en metodologías de calidad,  ingenierías de procesos, mejoras en la productividad, herramientas de programación y control de la producción, motivación del personal, etc., y se la pasan resolviendo emergencias, administrando excepciones y apagando fuegos, pero no resuelven el problema real, sólo sus síntomas.

La solución de fondo consiste en lograr que el registro de la información se lleve a cabo antes de que el movimiento físico suceda y que la persona con el conocimiento, jerarquía y responsabilidad adecuadas lo haga. Para esto debemos romper con el actual paradigma y rediseñar los sistemas de información empresarial desde sus fundamentos, así como los procesos y procedimientos internos de las empresas.

El trabajo necesario para hacer el vale a mano debe reorientarse para hacerlo directamente en el sistema. En este caso la información es registrada por quien mejor la conoce antes de que la acción se lleve a cabo. La orden para ejecutar surge del sistema y la organización está informada de lo que va a suceder, generando oportunidad y certidumbre para tomar mejores decisiones. El almacenista y el responsable de la línea se limitan a confirmar electrónicamente que la ejecución ha sido concluida.

Esta misma tecnología, por cierto llamada Enterprice Operating System (EOS), funciona para todo tipo de movimientos de materiales, tanto en compras e importaciones como en ventas y exportaciones, incluyendo consumos internos, traspasos y traslados. Además, habilita a la realización de conteos cíclicos, una de las promesas incumplidas tanto de los Sistemas Integrales de Gestión Empresarial (ERP) como de las técnicas tradicionales de control de inventarios. Así evitamos tener que convencer al personal para que sacrifique sus vacaciones o días de descanso y haga un inventario físico que seguramente corregirá unas diferencias, pero generará otras.

Saber lo que tengo y lo que no tengo, qué vendo, qué no, cuánto y cuándo. Identificar tendencias de consumo de clientes, calidad y puntualidad de proveedores, costes reales y márgenes de contribución de mis operaciones, y
lograrlo todo antes o en el instante en que sucede, me da una ventaja competitiva clave.

Así que la siguiente vez que consulte su sistema y se sienta obligado a llamarle a su jefe de almacén para corroborar los datos, recuerde que las cadenas se rompen por el eslabón más débil, en este caso la captura de los vales de almacén.

Escrito por Rafael Funes.
*El autor es Presidente de DynaWare (www.dynaware.com), firma internacional especializada en Tecnologías de Información y creadora del primer EOS (Enterprice Operating System).

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